商人们围坐在一堵窗户前的会议桌旁
合规 2021年11月10日,

什么是公司法规遵从性?

法规遵从性与企业实体符合或遵守联邦、州和地方政府制定的某些法律和要求有关。

随着州和地方政府的扩张,今天的监管格局变得越来越复杂合规要求,增加费用和加强执法努力。即使是最专注、最认真的企业也会发现,要跟上不断变化的新需求的冲击,也会让人不知所措。

如果你要确保与实体合规相关的问题不会让你的业务嘎然而止,请继续阅读。我们将向您展示关键合规领域和风险的概述,以及建立系统和应用最佳实践的要点,这些可以帮助您的公司降低或消除这些风险。

基本的法规遵从性需求是什么?

由于法律的变化和企业采取的各种行动,对公司遵从性的需求处于不断变化的状态。这里有一些你需要遵守的关键领域

了解合规风险

贵公司对其成立的州和有资格从事业务的州负有一定的责任。

当你的公司未能适当地遵守这些要求中的一个或多个,那么它就被视为“脱离”好站”。这种状态的改变,如果不迅速和适当地补救,可能会造成相当严重的损害——对您的业务和您个人作为公司的所有者以及代表公司做生意的人都是如此。

正如状态需求会发生变化一样,影响遵从性状态的业务方面也会发生变化。其中一些变化可能对您来说并不明显。事实上,大多数像您这样的小企业通常都面临着最大的风险,可能是您甚至没有意识到的违规“触发”事件。

你的实体状态很重要

有两类实体状态的变化可能导致您的公司失去良好的信誉:自愿的和不利的。在这两种情况下,您都需要对受影响的状态采取适当的补救措施。

一个自愿的状态改变反映了一个有意识的行动。例如,您决定更改公司名称或更改其法律结构(例如从公司改为有限责任公司)。由于您选择进行自愿状态更改,因此通常更容易准备和响应以采取步骤满足遵从性需求。

第二种情况——不利的状态变化——会给你的企业带来最大的风险,也许对你个人也是如此。这些状态变化或其他合规方面的失误在幕后悄悄发生,只会在最糟糕的时候出现。

一些简单的事情,如忽视许可证续期、延迟支付费用或未能张贴适当的公共通知,都可能使你的企业进入危机模式。本质上,你不知道的东西可能会伤害你。

地位的改变会如何影响你的业务

如果你的公司信誉不佳,你的业务运作可能会在以下几个方面受到直接和间接的影响:

  • 可能失去诉诸法庭的机会。如果你需要采取法律行动,例如,执行一份合同,你可能就不走运了。
  • 强制关闭。如果没有适当的许可证,一个州可能会迫使一家公司关闭实体店或工厂。
  • 不能从事新业务。许多企业要求在投标、征求建议书和其他机会中证明良好的信誉,以努力降低自己的风险。
  • 获得资金或融资的困难。贷方将信誉损失等同于风险,可能因此拒绝融资。
  • 征收留置权。欠税也会影响你与贷款人的关系,因为税收留置权通常比其他类型的留置权优先。
  • 失去你公司名称的权利。您可能会失去以公司当前名称经营的权利,因为在您的信誉不佳时,其他实体可能会要求使用该名称。
  • 罚款和处罚。州和地方政府对违规实体征收罚款和罚款。
  • 个人责任。州可以要求官员、董事或雇员对代表被“撤销”状态的公司行事的个人责任。

实施合规计划并应用最佳实践

显然,预防是最好的药物。以下最佳实践可以帮助您降低暴露于与公司合规性相关问题的风险。如何实现它们取决于您的业务及其独特的特性。注意,使用完整服务注册代理可以选择自己承担所有、部分或不承担这些任务。

  • 班长。检查你的公司记录——最好是每个月——以确认你的企业实体的信息在其所在州的公共记录中被正确列出。同时,监督可能影响你的业务的新法律。
  • 时间表。了解在您的实体的每个资质州提交表格或报告以及支付税费的截止日期。确保负责在最后期限前完成任务的人提前意识到这一点。
  • 沟通。创建一个系统,用于在承担合规责任的人员(如管理人员、会计人员或法律人员)之间沟通所需的截止日期、状态变更触发器或其他问题。
  • 集中。保留一个可以被公司中所有受影响的利益相关者看到的主遵从性日历。维护一个单独的、安全的实体记录和相关文档存储库,最好是与合规日历和通信系统相链接的存储库。

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