综合分析
合规 金融 税务和会计 2021年11月04

Maus Frères &队友综合分析

队友+和集成分析是如何帮助老鼠Frères完成任务的

Maus Frères是一家在零售领域有着悠久历史的公司,专注于高质量的产品,客户的舒适和满意,并始终期待。负责这个小型内部审计小组的Frédéric Cottens解释说,内部审计也不例外。

趋势观察员

时尚界必须快速行动,以保持领先趋势,因此,零售集团Maus Frères的小型内部审计团队不断努力开发其服务,以跟上业务和全球环境的变化步伐,也就不足为奇了。该集团旗下包括拉科斯特(Lacoste)、甘特(Gant)、Aigle和The Kooples等国际品牌,以及超市、餐厅和百货商店,由1902年创建该集团的人的后代经营。然而,它的系统和过程是非常21世纪。

“我接手了一个小而灵活的团队,使用了内部审计工具,”Frédéric Cottens解释道。他于2015年加入该团队,并从2018年开始领导该团队。这是一项具有前瞻性的职能,除了科滕斯之外,它已经聘用了一名数据科学家和四名内部审计师。这个团队与他们的业务同事保持着相当紧密的联系,并且意识到他们的遗留工具不会让他们跟上一个全球性组织的需求。

“这个系统在很长一段时间内运行良好,但缺乏灵活性,”科滕斯解释说。“我们面临的挑战是,要跟上快速变化的业务和被审计单位的期望,以及内部审计实践不断发展的速度,使用一种有效的工具,但是静态的。它也不支持与被审计单位的沟通,所以大部分都是通过电子邮件进行的,这给双方都带来了额外的工作。”

对速度的需求

柯登斯意识到,用现有的工具很难应对这个挑战。他表示:“我们的业务思维敏捷,能够迅速有效地应对新出现的问题。”“我们的团队是开放的、反应迅速的、灵活的,但我们使用的工具并没有优化这种反应态度,也没有优化我们改变、采用新方法和应对新风险的愿望。所以,我们的团队已经准备好了,但我们没有一个工具让我们能够进入下一个关卡。”

特别是,他需要找到一个解决方案,以促进沟通从计划和风险评估收集审计情报,报告并跟踪审计行动。在进行了年度风险评估和计划过程后,Cottens会根据新出现的需求不断修订该计划,因此他与高级管理层保持定期联系,并不断监控风险转移。这需要与管理层保持密切的个人关系。

柯滕斯表示:“了解高管对业务的看法、他们担心的风险以及我们认为重要的风险,这一点至关重要。”“他们才是真正在那里工作的人,他们对风险和商业环境的感知对我们至关重要。”

当世界各地的组织为应对Covid-19而封锁时,科滕斯抓住了这个机会。他要求该团队最新招募的IT人员研究现有的内部审计解决方案,并拟定一份清单,以便他可以审查各种选项并确定自己的要求。

最重要的一个问题是,新系统必须是可扩展的:它需要在跨国公司工作,不同的品牌有不同的it系统在多个司法管辖区,然而它也必须操作容易通过一个小团队资源有限和没有专业经验。这缩小了研究范围。

科腾考虑了8种解决方案,包括为小型内部审计团队设计的软件包,以及为全球企业集团提供全自动系统的软件包。他说:“我发现许多大型解决方案无法在我们所有的团队实体中实施,因为我们使用了各种各样的IT系统,而最小的工具并不适合支持大型组织。”

一旦团队确定了队友+作为他们的首选选项,他就必须创建一个业务案例。“我可以看到它具备我们需要的能力,但可以用最少的投入建立起来,并且具有高度的可扩展性。这是很重要的,因为我们有自己的正常工作要做,而且执行任务不能给小团队带来太大的负担。”

快速反应

该团队于2020年12月开始实施工作,并于2021年1月投入使用。柯顿斯说,进展很顺利,他补充说,当他有疑问或在Wolters Kluwer队友不厌其烦地快速解决问题并找到答案。

他说:“我很感激,在最初的实施之后,我们可以坦率地讨论哪些地方在实践中不太适合我们,我们得到了帮助,并可以讨论如何改进该系统在未来的工作方式。”

基本的实现是直接的,并且很容易缩小到我们团队的初始需求,这样我们就可以在开发我们进一步使用它的方式之前变得有信心。
Frédéric Cottens, Maus内部审计主管Frères

最初的配置是在一个顾问的讲习班中进行的。Cottens和他的同事随后测试了它,看看它在实践中是如何工作的,发现当他们发现一个元素不适用于他们的实践时,他们可以轻松地配置设置。

“在顾问建立之后,我们进行了自己的改进。它不会让人感觉‘沉重’或不知所措,而且我们也没有可以咨询的管理层,所以我们可以迅速达成一致并做出调整,”科滕斯说。“几个月过去了,我们仍然有一些查询,但不是很多,团队真的很欣赏这个新系统。”

审计人员已经发现了易于使用的尽管这是在一年中最繁忙的时候实施的,而且被圣诞节假期打断了。此外,系统托管在云上的事实意味着他们不再存在从不同用户同步数据的问题,而这在过去是一个问题。

明确的观点

该系统目前在整个团队中有超过200个企业用户,柯滕斯说,它已经被很好地采用,很少需要支持。“过去,经理们从未看到过我们的系统,但现在他们能看到我们在屏幕上看到的东西。它提高了透明度,改善了我们与利益相关方的沟通,他们可以查看他们的报告和建议——我们不再依赖被审计方管理他们自己的行动或跟踪他们的进展,”他说。“现在还早,但我相信这种可见性将增加问题的责任性和主人翁性。”

数据驱动的

当采用“队友+”时,柯滕斯也加入了进来队友分析.他的团队已经雇佣了一名数据科学家来分析复杂的数据并支持具体的审计工作,但他相信,分析可以成为所有审计人员建立更丰富的图景的强大帮助。

他表示:“我的目标是朝着持续审计的方向前进——我们还没有到那个地步,但我们正在起步。”“在过去,内部审计数据分析有时意味着工作量巨大,产出有限。”

teamteamanalytics很容易使用,因为您有预定义的控件,所以您可以准备您想要做的程序,并发送您需要的数据请求。一旦你学会了,就很容易做到。
Frédéric Cottens, Maus内部审计主管Frères

然后我使用Expert Analyzer对队友系统进行检查。我导出封闭的调查结果和封闭的建议,然后在Expert Analyzer中创建一个工作流。刚开始的时候,我花了15-30分钟,但现在只要点一下鼠标,30秒就能搞定。”

他补充说,他很高兴看到Wolters Kluwer的队友计划开发分析功能,他很希望看到随着这个工具的发展,他能做些什么。“目前它仍然非常基础,但它的易用性意味着,我认为它将有助于激励内部审计人员更多地处理数据,然后我们就可以扩大规模。”

名声的守护者

他未来可能探索的另一个因素是结合保证使用队友控制。Maus Frères是一家私营公司,不受金融服务等行业常见的严格监管,因此过去这并不是一个大问题。柯滕斯认为,这种情况正在改变。不仅监管反洗钱政策和企业社会责任(特别是环境)等领域的法规发展迅速,而且声誉风险正成为客户和员工的严重关切。

越来越多的精明的消费者品牌意识到,消费者希望与具有社会责任的品牌做生意。声誉风险是零售和消费品牌真正需要关注的问题,社会责任是员工和消费者的问题——内部审计和其他职能一样,都在努力吸引和留住最优秀的人才。

因此,科滕斯看到了包括控制组在内的联合保证计划的好处,并将有助于确保商业实践继续与企业所声明的社会、环境和财政负责任的目标保持一致。

Maus Frères拥有全球业务网络,基于质量、客户满意度和对未来的敏锐眼光,拥有强大的市场联系。他们的内部审计部门已经找到了Wolters Kluwer的合作伙伴,这可以帮助他们提供他们需要的洞察力和远见,以继续这种成功的模式。

他表示:“这些风险在未来将变得至关重要,我在这个行业的同事正在努力实现流程和控制的标准化,所以总有一天他们会需要一种工具来管理这些风险。”“当他们这么做时,我需要知道队友控制可以做什么,并与他们讨论这个问题,因为如果你希望他们能够很好地合作,使用相同的工具通常会更简单。”

时尚买家显然不是Maus Frères上唯一关注新兴趋势的人。科滕斯指出,内部审计人员需要展示他们作为企业合作伙伴的价值,这包括思考解决方案和提供务实的支持,以及指出风险和弱点。

他表示:“重要的是,内部审计过程应该建立(而不是扼杀)与企业的关系。”在Maus Frères,新的内部审计系统通过更好的沟通工具和更容易获得的见解来支持这种关系,但科滕斯已经确定了他的下一步目标。

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